Pisanie e-maili do osób, których niekoniecznie się zna, bywa stresujące. Na szczęście jest na to prosty sposób. Wystarczy przestrzegać z góry określonych zasad, które spokojnie można przyswoić na przeznaczonym do tego kursie albo samodzielnie, korzystając z blogów i poradników dedykowanych.
Możesz też wyciągnąć potrzebą Ci wiedzę z tego artykułu. Znajdziesz w nim podstawy dotyczące sposobu zwracania się do adresata oraz rozpoczynania i kończenia wiadomości w sposób formalny. Każda osoba, która dostanie tak przygotowanego maila, będzie miała poczucie, że ma do czynienia ze specjalistą.
Mail stworzony z najwyższą starannością
Wiele osób ma ogromny problem z wybraniem odpowiedniego zwrotu grzecznościowego. Przyjęło się dziś raczej, że nie korzysta się z powitań takich jak „witam” albo „dzień dobry”. Wynika to z jednego prostego powodu: nigdy nie masz pewności, kiedy dana osoba odczyta twoją wiadomość. Lepiej stosować bardziej uniwersalne rozwiązania i rozpocząć wiadomość od zwrotu „Szanowna Pani” albo „Szanowny Panie” wszystko pisane wielką literą.
Równie ważnym elementem jest zakończenie. Kiedy piszesz do kogoś, kogo nie znasz, zawsze najlepszym rozwiązaniem będzie stare, ale doskonale sprawdzające się „z poważaniem” albo „z wyrazami szacunku”. Zrezygnuj z formy „pozdrawiam”. Staraj się też nie dziękować z góry za odpowiedź, chyba że w ten sposób chcesz wyraźnie zaznaczyć, że się jej spodziewasz. W innym razie może to zostać potraktowane jako próba ponaglenia i wywołania presji na odbiorcy wiadomości.
Ciekawe artykuły z dziedziny prawa i IT: Podstawowe zasady ochrony danych osobowych